知っておこう!オフィスで活かせるプライバシーを守る為に必要なポイント

電子メールは簡単に漏えいしてしまう

今や社内で当たり前のように使っている電子メールですが、使い方一つで覚えはなくとも簡単に情報を漏えいしてしまうんです。ですので、電子メールを使う際には、プライバシーに気を付けなくてはいけません。特に気を付けなくてはいけないのが、複数の人にメールを送る時になります。メールには、To、Cc、Bccという3種類の送信先を使う事が出来ます。誰にでも何も考えずにToを使ってしまいますと、メールを送った人全員の情報が解ってしまいますので、気を付けましょう。

Bccは意味を理解して正しく使おう

メールを送る際に、Bccの意味が解らずに曖昧なままで、使わないでいる人も多いのではないでしょうか。Bccには、自分が送ったメールの受信者に、他に誰にメールを送ったのか解らないようにするという役割があります。ですので、複数の関係者にメールを送信する場合には、メールアドレスを知られても問題ない人と、上手に分けて送るようにしましょう。ですが、社内の人間同士でメールを送る場合には、基本的にはメールアドレスを知られて困る人はいませんので、Bccは使わなくても問題ありませんよ。

メールの転送時には、差出人の署名に注意!

お客様からもらったメールを、訳合って外部に転送しなくてはいけない場合には、差出人の署名に気を付けなくてはいけません。本来であれば、そのメールの文章だけを送るつもりが、署名もそのままにして送ってしまったが為に、相手の情報が外部に流出してしまう事もあるんです。ですので、外部にメールを転送する場合には、そのままコピペをするのではなく、必要な本文だけを抜き出すようにしましょう。仕事をしていると、どうしてもプライバシーには気を付けなくてはいけません。情報を安易に漏えいしないように、細心の注意を払って仕事をするようにしましょう。

機密文書の取り扱いでは処分方法も非常に重大です。シュレッダーを使用して社内で処分する企業が多いのですが、最近では専門業者に依頼して溶解処理する企業も増えています。

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